大和鋼管工業、SaaS管理を情シスAIエージェント「zooba」で一元化へ

企業でのSaaS活用が広がる一方、情シスの管理業務は増え続けている。導入のたびにアカウントとライセンスの管理対象が増え、利用状況の把握や棚卸し、不要ライセンスの確認といった運用が必要になるからだ。しかも導入主体が情シスとは限らず、部門ごとに個別導入されていると、どのSaaSが誰の管理下で、どれだけのライセンスが使われているのかを横断的に把握しにくくなる。

この課題に直面したのが、1932年創業の鋼管メーカー、大和鋼管工業だ。課題は2つ。1つは、契約したライセンスが実際にどの程度使われているかを確認する作業だ。把握には各サービスの情報を個別に確認して整理する必要があり、SaaSが増えるほどこの作業自体が情シスの負担になる。もう1つが、SaaSの管理者が部署をまたいで分散していたことだ。管理者がSaaSごとに異なり部署単位で管理されていると、全社でどの程度のSaaSコストが発生しているのかが見えない。

同社が導入を決めたのが「zooba」だ。SaaSやIT資産管理に加え、社内問い合わせ対応や各種IT業務の実行を支援する情シスAIエージェントで、人とアプリケーション、デバイスの情報を一元管理できる。選定で特に評価したのは「開発スピードの速さ」と「徹底したユーザーフレンドリーな対応」だ。利用するSaaSが変われば管理対象も運用ルールも問い合わせも変わるため、導入時点の機能だけでなく、今後のニーズに対してサービスがどう進化するかが選定のポイントになった。ユーザーフレンドリーさは、情シス向けツールが管理者だけでなく従業員との接点も持つことに関わる。

導入のポイントは「SaaSの一覧化」ではなく情報の一元化にある。誰がどのSaaSを使い、どのライセンスが割り当てられ、どのアカウントが存在するのかを日々の管理業務に使える状態にすると、ライセンス管理や棚卸し、退職者アカウントの把握、契約と実利用の突き合わせまで一続きになる。

同社がzoobaに期待するのは、SaaS管理の効率化だけではない。「各システム間、また従業員と問い合わせ担当者をつなぐハブ」としての役割だ。情シスにはアカウントの発行や停止、権限変更、ライセンス付与、棚卸し、問い合わせ対応など一見別々に見える業務が発生するが、その多くは従業員とSaaS、アカウント、デバイスという共通の情報を起点にしている。zoobaは社内ナレッジをもとにした問い合わせ回答だけでなく、必要な情報の確認や申請手順の案内、担当者への連携、さらに「Google Drive」の権限付与やSaaSライセンス付与、入退社に伴うアカウントの発行・停止といった実行まで担う。

SaaSが増えること自体を抑え込むのではなく、増えても管理できる仕組みをどう作るか。同社の取り組みは、SaaS管理を起点に情シス業務全体の効率化へつなげようとする一例だ。